Процесс закупки и метрика закупщика
Как считать объём, чтобы не закупать лишнее и не встать без товара в сезон. Собрано по разбору Terry Jar 15–18 сентября 2026
Закупки · отдел продукта · аналитика
18 сентября 2026
01
С чего началось
Решение о выкупе не удавалось принять двое суток
4
источника остатков
расхождение в разы
54 000
полотенец в двух заказах
331 045 $
~7 млн ₽
заведено мимо матрицы
92
дня покрытия
при нормативе 50
Разбор показал, что дело не в решениях отдельных людей. Закупка, продуктовая матрица и план продаж существуют независимо друг от друга, и точки, где они обязаны сойтись, в процессе не предусмотрено.
02
Что вскрылось
Шесть мест, где процесс рвётся
| Разрыв | Факт |
|---|
| Планы живут независимо | Аналитик разметил своё «Выводим» за полтора месяца до утверждения матрицы. Разошлись по 24 артикулам из 71 |
| Решение приходит позже денег | Матрица утверждена 26.08. Заказ оплачен 11.08 |
| Оверсток заложен в план | В плане аналитика сток 43 153 плюс приход 26 000 уже покрывали план продаж 68 668 — и сверху стоял закуп на 97 000 |
| Сток не из одного места | МойСклад 12 240, отчёт ВБ 45 969, таблица товародвижения 29 419, 10X кратно больше |
| Новинки без плана продаж | 7 000 шт заказаны, плана по ним нет до сих пор |
| Сверки нет ни у кого | Матрицу не использовал ни прошлый аналитик, ни закупка, ни новый аналитик |
03
Физика процесса
Сроки и минимальные партии — то, что нельзя обойти
От заказа до склада
Полотенца регулярные — 2 месяца, в сезон дольше
Полотенца новинки — 2,5 месяца (2 недели образец + производство)
Шоколад — 1 месяц
Полиграфия — 1–3 недели
Летом полиграфия делается за неделю. Сейчас сроки втрое дольше.
Минимальная партия
Машина полотенец — не менее 7 тонн, это 10–15 тыс. шт
Один артикул полотенец — от 500 шт
Шубера, этикетки — от 500 шт
Гофра, ложемент — выгодно от 250–300 тыс.
Отсюда жёсткое следствие: минимальная партия 500 штук на артикул означает, что позиция с продажами 200 в месяц получает минимум 2,5 месяца запаса просто по условиям поставщика. Ниже этого порога закупка физически не может быть аккуратной.
04
Календарь
Когда что должно быть готово
1
План продаж по SKU — за 3 месяца до месяца продаж
Для декабря — в сентябре. Потому что цикл полотенец два месяца плюс локализация.
2
План производства — за месяц до месяца производства
Условие закупки дословно: «без этого плана не могу гарантировать наличие всего необходимого к сроку, особенно с учётом сезонных задержек».
3
Заказ сырья и материалов — 10 числа
Полиграфия на месяц, сырьё на 45 дней вперёд.
4
Матрица SKU — пересматривается ежемесячно
И до, а не после того, как заказ ушёл на фабрику.
Сейчас этот календарь сдвинут. План производства на октябрь запрашивался 11 и 15 сентября — его нет. Дата заказа сырья, 10 число, прошла.
05
Процесс
Пять входов. Нет хотя бы одного — заказ не уходит
1. План продаж по SKU
От аналитика, по месяцам до конца сезона
2. Сток по всем точкам
Наши склады, склады МП, у поставщика, в производстве, в пути — одной цифрой
3. Матрица SKU
Что остаётся, что выводится, что тестируется
4. Сроки поставщика
Производство плюс логистика плюс локализация
5. По новинкам — план запуска
Объём от отдела продукта, подкреплённый цифрой продаж
Владелец сверки
Назначенный человек, который проверяет заказ по матрице до отправки. Сейчас его нет
06
Формула
Как считается объём
Заказываем = план продаж до конца сезона + страховой запас − сток по всем точкам − то, что уже в пути и в производстве
Страховой запас
Норматив оборачиваемости × плановый дневной темп. Плановый, не текущий: при декабрьской кратности шесть шестьдесят дней сентябрьского темпа превращаются в десять дней декабрьского.
Порог отбора
Меньше 200 шт в месяц — не закупаем. Перед этим проверить, не занижены ли продажи отсутствием товара, и посмотреть на сезон, а не на летние цифры.
Четыре запрета. Статус «Вывод» не заказывается никогда. «Тестируем, не закупаем» не заказывается. Новинка без плана продаж не заказывается. Заказ не уходит без сверки с матрицей.
07
Метрика
Почему нынешняя не работает
Две метрики в одной строке
Называется «OTIF (закупка с оборотом не более 50 дней)». OTIF — это своевременность поставок, оборот — это защита от оверстока. Считают по факту только первое.
База не определена
Себестоимость в таблице закупки и в МоемСкладе расходится до 200 ₽ на позицию. Снижение считается от неизвестной точки.
Шкала не заполнена
Вместо уровней выполнения стоят заглушки «здесь нужно расписать минимум / цель / супер». Премия при этом проставлена по верхнему уровню.
Метрика зависит от чужого плана
Если план продаж завышен вдвое, оборачиваемость вылетит из норматива, и закупщик на это не влияет.
08
Метрика
Как должно быть: одна против недозаказа, одна против перезаказа
Если мерить только оборачиваемость — закупщик недозакажет и мы встанем в сезон без товара. Если только обеспеченность — заложит с запасом. Нужны обе.
| Метрика | Вес | Что измеряет | От чего защищает |
|---|
| Обеспеченность плана | 30% | доля SKU, по которым товар пришёл в срок и в нужном объёме | от срыва сезона |
| Оборачиваемость закупленного | 30% | доля закупки, уложившейся в норматив | от оверстока |
| Себестоимость | 20% | снижение к базе, по трём группам отдельно | качество переговоров |
| Отсрочки | 20% | доля и сумма закупок с отсрочкой | кассовый разрыв |
09
Условия
Без них метрика снова не сработает
1
Три уровня расписаны до начала периода
Минимум, цель, верх — по каждой метрике. Не после, когда период закрыт и оценивать уже нечем.
2
Оборачиваемость считается от плана, который был на руках в момент заказа
Если план потом изменился или не выполнился — это не зона закупщика. По Terry Jar: при темпе из плана покрытие было бы 46 дней, норматив выполнялся.
3
Заказ меньше плана — не в минус
Закупка по Terry Jar составила 56% от планового объёма. Это было правильное решение, и наказывать за него нельзя.
4
База себестоимости выбрана и зафиксирована
До первого расчёта. Иначе снижение считается от плавающей точки.
10
Что делаем
Порядок внедрения
| Шаг | Кто | Когда |
|---|
| Одна цифра остатков и владелец под ней | товародвижение | 24.09 |
| План продаж по SKU до конца года | аналитик | 18.09 |
| Выбрать базу себестоимости | закупки | 24.09 |
| Назначить владельца сверки заказа с матрицей | решение собственника | 24.09 |
| Расписать три уровня по четырём метрикам | собственник + закупки | 01.10 |
| План производства на ноябрь | продукт + аналитик | 01.10 |
| Регламент пересмотра матрицы — ежемесячно | отдел продукта | 01.10 |
Первое и главное — цифра остатков. Без неё формула не считается: три из четырёх её слагаемых берутся именно оттуда.
11